El Correo Electrónico

Piénsalo dos veces antes de oprimir la tecla "Enviar"

Por Marc Diener* SE

Es fácil obsesionarse con el correo electrónico: es rápido, barato y, actualmente tan socorrido como el café o las perforaciones corporales. Sin embargo, como hombre de negocios moderno no deberías impresionarte tan fácilmente pues, así como los tambores, las señales de humo, el servicio postal, el teléfono y el fax, el correo electrónico es sólo otra forma de comunicación.

Como tal, su propia fuerza y debilidad son especiales, específicamente a la hora de hacer negocios. En la mejor de las situaciones, el correo electrónico es rápido y conveniente. Es excelente para responder con rapidez a preguntas simples. Es impresionante en la organización de juntas y logística. Fantástico para hacer circular borradores de contratos, datos financieros y mucha más información relevante. Cuando es necesario informar o crear un consenso, con el e-mail se puede llegar a un gran número de personas, particularmente aquellas con alto nivel gerencial. Al igual que cualquier comunicado por escrito, el correo electrónico provee un filtro natural y tiempo para reflexionar antes de contestar.

Hablar vs. teclear

Hasta este punto, el panorama parece alentador. Sin embargo, el otro lado de la moneda comprueba que muy poca gente escribe a la velocidad que habla. Preparar una respuesta coherente y comprensiva usando el correo electrónico, contrariamente, puede consumir mucho tiempo. Por lo general, el método a la antigüita (uso del teléfono) es mucho más eficiente que el correo electrónico. Cuando se está negociando en grupo, algunas veces es imposible darse cuenta quién reacciona a qué, especialmente cuando la cadena de correos llega con rapidez. Otro inconveniente lo representan las demoras técnicas que ocasionalmente ocurren en el ciberespacio.

El lado impersonal

Aun más importante, el correo electrónico, así como cualquier comunicado por escrito, priva a los destinatarios de cualquier pista o nota no verbal. El uso de tipografía elegante, gráficas estiladas e iconos emotivos no suplen esta práctica. Si tomamos en cuenta que los expertos en comunicación creen que 90 por ciento de la comunicación personalizada cara a cara es efectiva gracias al lenguaje corporal y pistas en el modo y tono de hablar, apoyarse totalmente en el correo electrónico puede poner en gran desventaja al remitente, incluso al mismo receptor. Una agraviante más es la naturaleza del correo electrónico: viaja a la velocidad de la bala y en algunas ocasiones los mensajes tienden a sonar como un reto, muy secos o solemnes.

Sin el contacto directo con una contraparte, la retroalimentación puede ser débil y se vuelve tentador tomar una postura extrema o no cooperativa. Ian Ballon, experto en la ley que regula en Internet resume este escenario de la siguiente manera: "El correo electrónico es útil para concienciar discusiones o conferir información; sin embargo, puede no resultar un buen medio para negociar ya que con frecuencia la negociación requiere de escuchar al igual que hablar."

Antes de presionar `'Enviar''

Por último, mencionaré otra falla oculta asociada al correo electrónico. Aun cuando la mayoría de las personas tratan el e-mail como una conversación casual, no se percatan de que están creando un archivo digital permanente. En caso de un litigio, mala elección en las palabras, uso de respuestas fuera de contexto y bromas pesadas, pueden ser la trampa para someter a cualquiera de nosotros. Siempre piensa dos veces antes de oprimir el botón "Enviar".

Es sorprendente la rapidez con la que el correo electrónico se ha convertido en una necesidad dentro del negocio. Con toda seguridad se escribirán tomos enteros tratando de explorar este fenómeno. Sin embargo, aun en su mejor momento, el correo electrónico jamás reemplazará la comunicación de cara a cara o de teléfono a teléfono.

*Marc Diener es conferenciante y abogado en Los Ángeles, Cal. y autor de Deal Power.